Manitox Kft. Adatkezelési Szabályzata
- Jogi háttér, törvényi előírások:
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE
a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (2016. április 27.)
A természetes személyek személyes adataik kezelésével összefüggő védelme alapvető jog.
Az Európai Unió Alapjogi Chartája (Charta) 8. cikkének (1) bekezdése és az Európai Unió működéséről szóló szerződés (EUMSZ) 16. cikkének (1) bekezdése rögzíti, hogy mindenkinek joga van a rá vonatkozó személyes adatok védelméhez.
GDPR (General Data ProtectionRegulation) – az európai unió adatvédelmi rendelete – hatályba lép 2018. május 25-én!
- Manitox Kft.
Adatvédelmi Rendelet alkalmazása
Adatkezelési tájékoztató célja
A Manitox Kft. ( székhely: 3580, Kesznyéten, Móricz Zsigmond utca 2/A 076/27, 076/6 hrsz.-) a továbbiakban mint adatkezelő kötelezőnek ismeri el jelen közlemény tartalmát. Kötelezettséget vállal arra, hogy tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen szabályzatban és a hatályos jogszabályokban, valamint az Európai Unió jogi aktusaiban meghatározott elvárásoknak.
Az adatkezelés célját az adatok rögzítését világosan és egyértelműen kell meghatározni.
A Manitox Kft. személyes adatokat csak a jogszabályoknak megfelelően kezel, az adatokat a lehető legbiztonságosabban tárolja, harmadik félnek személyes adatot csak annak hozzájárulásával ad át.
Az adatkezelés célja:
- Munkaviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, melyhez a kezelt adatok tartalmazzák a felek által megkötött munkaszerződés adatait. Név, születési név,anyja neve, állandó lakcíme, telefonszáma, TAJ száma, és egyéb, törvényben előírt adatok, illetve a munkakörhöz kötött bizonyítványok másolatai.
- Munkabér számítás és kifizetés, közterhek megfizetése, hatósági bejelentések, nyilvántartások kezelése ( munkavállalók bérkifizetése, szabadság, betegszabadság, fizetés nélküli szabadság kifizetése a törvényben meghatározottak szerint, továbbá munkabér letiltások, cafeteria juttatások, munkavállalói költség elszámolások, kiküldetéskezelés képezik az adatkezelés jogalapját.)
- A munkahelyi adatkezelések egy jelentős része törvényi rendelkezésen alapul.
- A törvényi jogszabályok rendelkezései a munkáltatók és a munkavállalók számára ténylegesen kötelező adatkezelések.
A Manitox Kft. elkötelezett munkavállalói és partnerei személyes adatainak védelmében, a személyes adatokat bizalmasan kezeli és megtesz minden olyan
biztonságtechnikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.
Az adatkezelő adatai:
Név: Manitox Kft.
Székhely: 3580,Kesznyéten,Móricz Zsigmond utca 2/A 076/27, 076/6 hrsz.-
Cégjegyzék szám: 05-09-004507
Adószám: 11385019-2-05
Telefonszám: +36 49 540 738, +36 30 685 41 80
E-mail cím: manitox@manitox.hu, adatvedelem@manitox.hu
Adatvédelmi tisztviselő:
Név: Vasvenszki Zsolt
Telefonszám: +36 30 685 41 80
E-mail cím: adatvedelem@manitox.hu
A kezelt személyes adatok köre:
A munkáltató köteles a munkavállalóktól kért adatok körét előre oly módon meghatározni, hogy az adatok csakis a munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához, megszűnéséhez kapcsolódjanak. A munkavállalókat tájékoztatni kell arról, hogy a tőlük kért adatok, velük szemben alkalmazott vizsgálatok milyen információként szolgálhatnak a munkáltató számára. Minden olyan adat kérése, mely nem ad lényeges tájékoztatást a munkaviszony létesítése, fenntartása, megszüntetése szempontjából, indokolatlanul korlátozza a munkavállalók magánszféráját, személyes adataikkal való rendelkezési jogukat.
Továbbá az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adott adatkezelési célnak, pl. munkaszerződés, alkalmassági stb…
Munkavállalók száma a dokumentum bejegyzésének napján: 71 fő
A munkavállalók adatainak kezeléséhez a munkavállalóknak hozzá kell járulni, a hozzájárulásnak mindenfajta külső befolyástól mentesnek kell lennie.
A hozzájárulás csak akkor jöhet szóba, ha valódi választási lehetőség áll az érintett rendelkezésére, és nem áll fenn a megtévesztés, a megfélemlítés, a kényszerítés vagy más jelentős negatív következmény veszélye a hozzájárulás megtagadása esetén. Az önkéntesség hiányában az adatkezelő , vagyis a munkáltató nem rendelkezik megfelelő jogalappal az adatkezeléshez.
Az ilyen jellegű hozzájárulás, más munkaviszonyt nem érintő pl. csapatépítő tréning, vagy egyéb, a munkahely által szervezett program esetére is vonatkozik.
A Manitox Kft. esetében a munkáltató belső szabályzatban kidolgozza ezen jogalap alkalmazásával végzett adatkezeléseit. A munkáltató írásban kell rögzítse ezen az jogalap alkalmazásával együtt járó adatkezelési körülményeket, hiszen a munkavállalók így tudnak meggyőződni arról, hogy a szóban forgó munkahelyi adatkezelés valóban arányosan korlátozza a jogaikat. Emellett a hatóság vagy a bíróság is így tudja ellenőrizni, vizsgálni azt, hogy a munkáltató adatkezelése megfelelt-e az adatvédelmi követelményeknek. A jogalap alkalmazása során a munkáltatónak figyelembe kell vennie a magyar és uniós jogszabályi előírásokat!
Belső szabályzat alapelvei:
A Manitox Kft. a személyes adatok kezeléséhez az informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat:
- az arra feljogosítottak számára hozzáférhető legyen (rendelkezésre állás)
- hitelessége biztosított (adatkezelés hitelessége)
- változatlansága igazolható (adatintegritás)
- jogosulatlan hozzáférés ellen védett legyen ( adat bizalmassága, biztonsága).
A Manitox Kft. az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a vétlen megsemmisülés ellen.
A Manitox Kft. olyan műszaki, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatok biztonságának védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt.
A Manitox Kft. az adatkezelés során megőrzi:
- a titkosságot: megvédi az információt, hogy csak az férhessen hozzá aki erre jogosult,
- a sértetlenséget: megvédi az információnak és a feldolgozás módszerének pontosságát és teljességét,
- a rendelkezésre állást: gondoskodik arról, hogy amikor a jogosult felhasználónak szüksége van rá, valóban hozzá tudjon férni a kívánt információhoz, és rendelkezésre álljanak az ezzel kapcsolatos eszközök.
Cookie-k:
A sütik feladata:
- információt gyűjtenek a látogatókról és eszközeikről
- megjegyzik a látogatók egyéni beállításait
- megkönnyítik az aktuális weboldal használatát
- minőségi felhasználói élményt biztosítanak.
A munkamenet sütik célja, hogy a látogatók maradéktalanul és zökkenőmentesen böngészhessenek a Manitox Kft. weboldalán, használhassák annak funkcióit és az ott elérhető szolgáltatásokat. Az ilyen típusú sütik érvényességi ideje a munkamenet végéig tart, és a böngésző bezárásával automatikusan törlődnek a számítógépről vagy a böngészéshez használt más eszközről.
Kezelt adatok, az adatkezelés folyamata, az adatkezelésre jogosult személyek, az adatkezelés időtartama, korlátok és intézkedések:
Érintett munkavállalók adatainak kezelése:
- a munkáltatónak a tervezett adatkezelés megkezdése előtt át kell tekintenie, hogy a célja elérése érdekében feltétlenül szükséges-e személyes adat kezelése: rendelkezésre állnak-e olyan alternatív megoldások, amelyek alkalmazásával a személyes adatok kezelése nélkül megvalósítható a tervezett cél.
- a munkáltatói jogos érdek lehető legpontosabb meghatározása (így különösen az Mt. 10. § (1) bekezdésének figyelembe vételével).
- annak meghatározása, hogy mi az adatkezelés célja, milyen személyes adatok,meddig tartó adatkezelését igényli a jogos érdek.
- annak meghatározása, hogy a munkavállalóknak mik lehetnek az érdekeik az adott adatkezelés vonatkozásában (például azok a szempontok, amelyeket a munkavállalók felhozhatnának az adatkezeléssel szemben).
- A munkáltatónak a munkavállalók munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzése körében lehetőleg olyan módszert kell választania, amely nem jár együtt személyes adat kezelésével. Ha nincs ilyen, akkor a magánszférát legkevésbé korlátozó módszert kell alkalmaznia, amelynek nyomán korlátozott körben ismer meg személyes adatokat.
- A munkavállaló jelenlétének biztosítása.Ugyancsak a munkáltatói ellenőrzésekkeretében van szerepe ezen garanciának. Amennyiben az ellenőrzéskörülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, akkor biztosítani kell, hogy amunkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során (így például a felvételekvisszanézésekor vagy az e-mail elolvasásakor).
- Foglalkoztatottak adatainak kezelése:
Az adatkezelés jogalapja:
A munkavállaló adatait a foglalkoztató előzetes tájékoztatáson alapuló, önkéntes, kifejezett és egyértelmű hozzájárulás alapján tárolja és kezeli.
A kezelt adatok tartalmazzák a felek által megkötött munkaszerződés adatait:név, születési név,anyja neve, állandó lakcíme, telefonszáma, TAJ száma és egyéb, a törvényben előírt adatok, illetve a munkakörhöz kötött bizonyítványok másolatait és a szakmai önéletrajzot, és esetlegesen motivációs levelet.
Ezen adatokat az adatkezelés szempontjából úgy veszik fel, hogy a munkavállaló különböző okmányairól fénymásolat készül.
Az adatfelvétel folyamata:
A munkáltató papír alapon vagy elektronikusan jut hozzá a munkavállaló adataihoz.
A foglalkoztatáshoz feltétlenül szükséges adatokat felveszi és tárolja.
A munkavállaló hozzájárul a személyes adatainak felvételéhez, kezeléséhez és személyes okmányainak lefénymásolásához. A munkáltató a munkaszerződéshez kapcsolódó személyes adatokat egy példányban névvel ellátva , mások számára nem hozzáférhető zárt szekrényben tárolja.
Az adatok digitálisan is rögzítésre kerülnek, amely adatokat jelszóval ellátva kell kezelni és csak a kijelölt személyek számára hozzáférhető.
A felvett adatokkal semmilyen egyéb művelet nem végezhető és amennyiben a foglalkoztatotti jogviszony érdekében az adat már nem szükséges, a foglalkoztatott visszavonta hozzájárulását, az adatokat törölni kell!
Az adatkezelés célja:
A munkavállaló munkaviszonyának fenntartásához szükséges az adatok kezelése és biztonságos tárolása. Foglalkoztatás és a szükséges jogszabályoknak való megfelelés.
Az adatkezelés során elkért személyes adatokhoz hozzáférni jogosultak:
A papír alapon elkülönített, tárolt adatokhoz csak a korábban meghatározott jogosult személyek férhetnek hozzá, abban az esetben amikor az feltétlenül szükséges.
A számítógépen tárolt digitalizált adatokhoz, csak az ügyvezetők, az emberi erőforrásokkal foglalkozó vezető, és az ügyvezető asszisztense férhet hozzá.
Az adatkezelés időtartama:
A munkáltató köteles a munkaviszony fennállásáig a tárolt adatok biztonságáról gondoskodni, a továbbiakban ezeket a papír alapú és elektronikus dokumentumokat megsemmisíteni, illetve törölni kell a rendszerből!
A hozzájárulás alapján kezelt adatok a hozzájárulás visszavonásáig kezelendőek, a jogszabályi kötelezettség alapján kezelt adatokat jogszabályban meghatározott ideig tehát a munkaszerződést, annak módosításait és a megszüntetést, valamint a bér igazolást 50 évig, egyéb esetben ameddig a foglalkoztatotti jogviszonyhoz feltétlenül szükséges.
A törlési kötelezettség az adtabázisban és az e-mailben tárolt adatokra egyaránt vonatkozik.
Adatvédelmi óvintézkedések:
A személyes adatok zárt szekrényben, egy példányban kerülnek tárolásra a Manitox Kft. tiszaújvárosi telephelyének irodahelyiségében, mely iroda külön zárható ajtón keresztül közelíthető meg.
A digitális tárolás esetére tett intézkedésekre vonatkozóan a számítógépek tűzfallal és vírusírtóval vannak ellátva. A belépés jelkóddal ellátott, melyet időközönként változtatunk. Belépés esetén a számítógép asztalán semmilyen személyes adat nem található. Az e-mailes levelezésbe belépni csak jelkóddal lehet olyan számítógépről, amely a fent említett kritériumoknak megfelel.
Alkalmassági vizsgálatok:
A Manitox Kft. esetében munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálaton kell átesni. Minden alkalmazott esetében kötelező eljárásról van szó. Részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat mire irányul, milyen vizsgálatot takar . A vizsgálatokat az üzemorvos végzi el, saját magánrendelőjében.
A vizsgálat elvégzését jogszabály írja elő ipari környezetben dolgozók számára.
A vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg az
eredményeket. Ezt azért is fontos hangsúlyozni, mert a vizsgálatból akár olyan következtetés is levonható, amely maga az érintettek, a munkavállalók számára sem volt ismert. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban nem ismerheti meg.
A munkaviszony fennállta alatt végzett munkahelyi tréningek adatvédelmi követelményei:
Általában a tréningek, különböző alkalmassági vizsgálatok keretén belül elvégzett tesztek komoly személyiségjellemzést adnak a munkavállalókról, amelyek megismerése, tárolása, nyilvántartása nem fogadható el a munkáltatók részéről. A tesztek kitöltése a trénernek (szakembernek) ad iránymutatást a tréningen résztvevő munkavállalókról: kinek milyen képességét szükséges fejleszteni, milyen módszerrel lehet eredményesebb munkavégzést elérni. Azaz a teszteredményeket a szakértő kezeli a tréning során, és ennek átadása a munkáltató részére nem elfogadható.
A munkavállalók munkaviszonnyal összefüggőmagatartásának ellenőrzése:
Munkahelyi kamerás megfigyelés:
A Manitox Kft. telephelyein kamerarendszer működik.
Az adatkezelés jogszabályi alapja és célja :
Az adatkezelés jogszabályi alapja az Infotv. 5. § (1) a) pontja alapján az érintett hozzájárulása, figyelemmel személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény a 26. § (1) e) pontjára. Az adatok kezelésének célja személy és vagyonvédelem. A fentieknek megfelelően, az elektronikus megfigyelőrendszer működtetésére ráutaló magatartás (épületben történő belépés) alapján, az emberi élet, a testi épség, valamint a vagyon védelme érdekében a jogsértések és balesetek megelőzése, észlelése, az elkövető tettenérése, valamint a jogsértések bizonyítása érdekében kerül sor. Mivel az elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazása adatkezeléssel is jár, az ez irányú tevékenység a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) felügyelete alatt áll.
Az adatkezelésre jogosultak köre: a Manitox Kft. ügyvezetői, az adatvédelmi munkatársa illetve a telephelyek vezetői kezelik a felvételeket.
Az érintettek:
Az adatkezelés érintettjei a Kft.telephelyeinekdolgozói, üzleti partnerei és a látogatók. A kft. épületeibe belépő személy a belépéssel tudomásul veszi a kamerás megfigyelés tényét és egyben hozzájárul ahhoz, hogy róla videofelvétel készüljön. A kamerás megfigyelő rendszer üzemeléséről a Kft. épületeinek főbejáratánál elhelyezett tábla figyelmeztet. A Kft. munkavállalói számára tájékoztató áll rendelkezésre azoknak a technikai eszközöknek a használatáról, amelyek a kft.munkatársainak ellenőrzését szolgálják.
A kezelt adatok köre: A kezelt adatok a kamerák által az épület bejáratainál a folyosók egy részén, belső kiszolgáló és technológiai folyamatok során rögzített képfelvételek. Az épületekben levő kamerás megfigyelő rendszer napi 24 órán át a megfigyelt területre belépők munkavállalók és partnerek képmását videofelvétel formájában, mint személyes adatot kezeli, rögzíti és tárolja.
Kamerák száma és elhelyezkedése: A telephelyenként 16 db kamera az épületek bejáratainál, a gyártástechnológiai folyamatok részeinél, a folyosókon illetve a raktárak, tárolókközelében vannak elhelyezve. A kamerák látószöge csak azokra a területekre irányul, amely a védelem szempontjából szükséges.
Az adatkezelés időtartama:A felvételeket felhasználás hiányában a Kft. 3 naptári napig tárolja. (A felhasználás bírósági vagy más hatósági eljárásban történő felhasználást jelent.)
Felvételek megismerése (betekintés)
Az üzem területén elhelyezett kamerás megfigyelő és rögzítő rendszer tárolt felvételeibe kizárólag az emberi élet, testi épség és vagyon sérelmére elkövetett jogsértések, az elkövető azonosítása, illetve az életet vagy testi épséget, adatbiztonságot érintő egyéb események feltárása érdekében tekinthetnek be a kft. vezetője és az által megbízott személy, személyek. A rögzített felvételekbe történő betekintéseket, az azt végző személy nevét, az adatok megismerésének okát és idejét jegyzőkönyvben rögzíti. A személyes adatok biztonságos kezelése érdekében a kft. szerverein tárolt adatok védelmét személyre szóló felhasználónév és jelszó biztosítja, amelynek segítségével megállapítható, hogy az adatokhoz mely jogosult és mikor fért hozzá.
Adattovábbítás:
Kizárólag jogellenes magatartásra vagy kötelezettségszegésre tekintettel folyamatban lévő eljárás esetén, az azokat lefolytató hatóságok, bíróságok felé van lehetőség adattovábbításra. Az átadott adatok körébe a kamerarendszer által készített, releváns információt tartalmazó felvételek tartozhatnak, valamint a felvételen esetlegesen szereplő személyek neve.
Érintett jogai:
Azon érintettek, akiknek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel rögzítése érinti, kérhetik az elektronikus megfigyelőrendszerrel róluk készült felvételekről másolat készítését, valamint a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekkel összhangban kérheti a felvételek törlését. Továbbá, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel rögzítése érinti, a képfelvétel rögzítésétől számított 3 munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot a kft. ne semmisítse meg, illetve ne törölje.
Jogorvoslat:
Az érintett a jogainak megsértése esetén, a kft. belső adatvédelmi felelőséhez , területileg illetékes bírósághoz, valamint vizsgálatot kezdeményezhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, ugyfelszolgalat@naih.hu).
A Manitox Kft. telephelyein egyaránt 16 db kamera működik amelyek látószöge a különböző munkafolyamatok, illetve berendezésekre irányul. A munkavállalók nyilatkozatban ismerik el ennek jogosultságát, mely teljes mértékben a technológiai folyamatok ellenőrzésére épült ki, a személyiségjogok maximális figyelembe vételével. A nyilatkozat részletesen kiterjed a kamerák pontos helyére és az általuk szolgált munkafolyamatok követésére.
A munkáltató által a munkavállaló rendelkezésére bocsátott e-mail fiókhasználatának ellenőrzése:
Napjainkban a legtöbb munkahelyen a munkáltató „céges e-mail fiókot” bocsát a munkavállalók rendelkezésére (leggyakrabban név@cégnév.hu felépítésű e-mail címeket) annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.
A „céges e-mail fiók” használatával kapcsolatban gyakori probléma, hogy a levelezőrendszert amunkavállalók saját, személyes céljaikra is használják. Ez visszás helyzetet teremthet abban azesetben, ha a munkáltató – az Mt. 11. § pontjában megfogalmazott jogával élve – ellenőrizni kívánja a „céges email fiók” tartalmát és a munkavállalók által folytatott levelezést.
E probléma megelőzéseként a munkáltatónak mindenekelőtt egy belső szabályzatot kell megalkotnia a „céges e-mail fiók” használatának, ellenőrzésének szabályairól. Ezzel ugyanis hatékonyan meg lehet előzni azt, hogy a munkavállalók (és adott esetben más, a magánjellegű levelezésben szereplő érintettek) személyes adatait is kezelje a munkáltató.
A belső szabályzat a Manitox Kft. esetében többek között az alábbiakra tér ki:
- a „céges e-mai fiók” az üzleti levelezés lebonyolítására szolgál,
- az e-mail fiókról, illetve ezenlevelezőrendszeren áramló adatokról esetleges biztonsági másolat készítése és ennek megőrzése,
- az e-mailek végleges törlése általában egy év után(?) ,
- az e-mail fiók használata a céges e-mail fiókkal rendelkező munkatársak számára engedélyezett.
- a munkavállalók beosztásuknak rendje és módja szerint használják az e-mail fiókot
- a munkáltató bizonyos időközönként ellenőrizheti a vonatkozó szabályok betartását.
A munkáltató feladata továbbá az is, ha bizonyos időközönként emlékeztesse a munkavállalókat arra, hogy milyen előírások vonatkoznak a „céges e-mail fiók” használatára.
Erre például megoldás lehet, hogy félévente a levelezőrendszerben megjelenik egy olyan tájékoztatás, hogy a munkavállaló az e-mail fiók használata során magáncélból ne küldjön levelet. Ezzel ugyanis biztosítható az, hogy a munkavállalók kiemelt figyelmet fordítsanak arra, hogy a „céges e-mail fiókot” a munkáltató rendelkezései szerint használják.
Ennek megfelelően a munkáltatónak már előzetesen, a szabályzat megalkotása során meg kell határoznia azt, hogy milyen céljai, érdekei miatt kerülhet sor az e-mail fiók ellenőrzésére. Ezen érdekeknek ténylegesnek és valósnak, a munkáltató tevékenységéhez, piaci helyzetéhez és a munkavállalók munkaköréhez igazodónak kell lenniük. Ezen túlmenően a munkáltatónak az email fiók használatának ellenőrzése előtt közölnie kell a munkavállalókkal, hogy milyen érdeke miatt kerül sor a munkáltatói intézkedésre.
Az internethasználat ellenőrizhetősége:
Amennyiben a munkáltató előre meghatározza, hogy mely honlapok megtekintését blokkolja a munkáltató informatikai rendszere, akkor ezzel jelentősen csökkenteni lehet annak esélyét, hogy az internethasználat esetleges ellenőrzésére egyáltalán sor kerüljön.
Telefonhasználatra vonatkozó szabályok:
A Kft. telephelyein vonalas, és mobiltelefonok egyaránt megtalálhatóak. A céges mobiltelefon használatra vonatkozó részletes szabályzat a belső szabályzatban került kidolgozásra!
GPS navigációs rendszer :
GPS navigációs rendszer felülvizsgálatát, karbantartását a szakszervizek a szervizeléskor szükség szerint végzik el.
Biometrikus rendszer:
A Manitox Kft. telephelyein semmilyen biometrikus rendszer nem működik!
- Foglalkoztatásra jelentkező adatainak kezelése:
Az adatkezelés jogalapja:
A foglalkoztatásra jelentkező adatait a foglalkoztató előzetes tájékoztatáson alapuló, önkéntes, kifejezett és egyértelmű hozzájárulás alapján tárolja és kezeli.
A felvett személyes adatok köre:
Önéletrajz, név, cím, telefonszám.
Az adatfelvétel folyamata:
A Manitox Kft. elektronikusan, vagy papír alapon jut hozzá a foglalkoztatásra jelentkező személyes adataihoz, önéletrajzához, esetlegesen motivációs leveléhez, vagy bizonyítványainak másolatához.
Amennyiben a jelentkezőt a kft. nem foglalkoztatja az adatait törölni illetve megsemmisíteni kell, kivéve ha a jelentkező hozzájárulását adja adatai megőrzéséhez.
Az adatkezelés célja:
Esetleges foglalkoztatás és a szükséges jogszabályoknak való megfelelés.
Az adatkezelés során elkért személyes adatokhoz hozzáférni jogosultak:
A papír alapon elkülönített, tárolt adatokhoz csak a korábban meghatározott jogosult személyek férhetnek hozzá abban az esetben amikor az feltétlenül szükséges .
A számítógépen tárolt digitalizált adatokhoz, csak az ügyvezetők, az emberi erőforrással foglalkozó vezető, illetve az ügyvezetői asszisztens férhet hozzá.
Az adatkezelés időtartama:
Az önéletrajzok, pályázatok esetében az adatkezelés célja az, hogy a meghirdetett munkakör betöltésre kerüljön. Ennek megfelelően, ha a munkáltató a jelentkezők közül kiválasztott egy személyt a meghirdetett állásra, akkor megszűnt az adatkezelés célja, és a ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Ezzel egyidejűleg fennáll a törlési kötelezettség abban az esetben is, ha az érintett még a jelentkezés során meggondolja magát, visszavonja pályázatát.
A munkáltató alapvetően csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat.
Az állásra jelentkező, de nem alkalmazott munkavállalók adatait is törölni kell, kivéve akkor, ha a foglalkoztatásra jelentkező, előzetes tájékoztatáson alapuló önkéntes és kifejezett egyértelmű hozzájárulását adta az adatok további tárolására, egy esetleges későbbi foglalkoztatás érdekében. Ebben az esetben a hozzájárulás visszavonásig érvényes, de maximum 8 évig tárolható.
A törlési kötelezettség az adtabázisban és az e-mailben tárolt adatokra egyaránt vonatkozik.
Adatvédelmi óvintézkedések:
A személyes adatok zárt szekrényben, egy példányban kerülnek tárolásra a Manitox Kft. tiszaújvárosi irodahelyiségében, mely iroda külön zárható ajtón keresztül közelíthető meg.
A digitális tárolás esetére tett intézkedésekre vonatkozóan a számítógépek tűzfallal és vírusírtóval vannak ellátva. A belépés jelkóddal ellátott, melyet időközönként változtatnak. Belépés esetén a számítógép asztalán semmilyen személyes adat nem található. Az e-mailes levelezésbe belépni csak jelkóddal lehet olyan számítógépről, amely a fent említett kritériumoknak megfelel.
Közösségi hálózatokon szereplő profil megtekintése:
Egy munkáltató igyekszik a lehető legtöbbet megtudni az álláshirdetésre jelentkezőkről, minden lehetséges forrásból szeretne információt gyűjteni róluk, hogy azok alapján közülük a legmegfelelőbb személyt válassza ki. Ennek egyik kézenfekvő megoldása az, ha a munkáltató megnézi a jelentkezőnek a közösségi oldalon található profiloldalát.
A közösségi oldalakon mindenki maga állítja be, hogy az általa megosztott tartalmat ki láthatja, ki férhet hozzá. Az érintett kontroll alatt tudja tartani azt, hogy milyen, mindenki számára nyilvános információk érhetőek el róla a közösségi oldalon keresztül . A munkáltató megtekintheti ezeket a bárki számára elérhető, nyilvános információkat, amelyeket az álláshirdetésre jelentkező személy osztott meg magáról.
A közösségi oldalak megtekintésével összefüggésben azonban a munkáltatónak az alábbi adatvédelmi követelményekre tekintettel kell lennie:
- Előzetes tájékoztatást kell biztosítani a jelentkezők számára. Így például ismertetni kell a jelentkezőkkel, hogy a felvételi eljárás folyamata kiterjed arra is, hogy a munkáltató is megtekinti a jelentkező közösségi oldalon létrehozott, bárki számára nyilvános információit. Azaz a munkáltató nem „rejtheti el” ezen gyakorlatát a jelentkezők elől, fel kell fednie a kiválasztási folyamat minden lényeges részét.
- Fontos továbbá az is, hogy – az Mt. 10. § (1) bekezdésében foglaltakkal összhangban –munkáltató csak azokat az információkat ismerheti meg, amelyek lényegesek az álláspályázattal vagy a munkakörrel kapcsolatban.
A munkaviszony létesítése szempontjából így például nemlényeges adat a magánéletre, párkapcsolatra, családi életre vagy vallásra vonatkozó adat. - Az érintett közösségi oldalon végzett, nyilvános tevékenysége megismerhető, következtetést vonható le arról, de a további adatkezelési műveletek már jogellenesnek minősülnek. Vagyis arra nincs lehetőség, hogy a jelentkező profiloldalát a munkáltató le mentse, tárolja vagy más számára továbbítsa.
- Vevők adatainak kezelése:
Az adatkezelés jogalapja:
A Manitox Kft. a vevőkvételi szándék jelzése esetében a számviteli törvénynek megfelelően a vevő adatait felveszi. Név, székhely adószám, telefonszám és e-mail cím.
Az adatfelvétel folyamata:
A vevőkkel való kapcsolattartás, számlázás esetleges szerződéskötés céljából történik az adatfelvétel. Ezen adatok a vételi szándék megvalósulásához kapcsolódva, ennek megfelelően elektronikusan vannak kezelve, csak az illetékes kapcsolattartó személyek hozzáférésével.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatkezelés a partneri viszony fennállásáig történik, ezen túlmenően az adatok törlésre illetve megsemmisítésre kerülnek, kivéve ha a partner hozzájárulását adja adatai megőrzéséhez, hogy az esetleges későbbi akciók és ajánlatokról értesítést kapjon.
Ellenkező esetben a törlési kötelezettség az adtabázisban és az e-mailben tárolt adatokra egyaránt vonatkozik.
A személyes adatok törlését a következő elérhetőségeken is tudja az érintett kezdeményezni:
Postai úton:
Manitox Kft.
3579, Kesznyéten, Móricz Zsigmond utca 2/A, 076/27, 076/6 hrsz.-
E-mail útján: adatvedelem@manitox.hu
Telefonon: +36 30 685 41 80
Adatvédelmi óvintézkedések:
A személyes adatok zárt szekrényben, egy példányban kerülnek tárolásra a Manitox Kft. tiszaújvárosi irodahelyiségében, mely iroda külön zárható ajtón keresztül közelíthető meg.
Ezek az adatok a partner szerződésektől külön tárolandó és csak az illetékes személyek számára hozzáférhetőek.
A digitális tárolás esetére tett intézkedésekre vonatkozóan a számítógépek tűzfallal és vírusírtóval vannak ellátva. A belépés jelkóddal ellátott, melyet időközönként változtatunk. Belépés esetén a számítógép asztalán semmilyen személyes adat nem található. Az e-mailes levelezésbe belépni csak jelkóddal lehet olyan számítógépről, amely a fent említett kritériumoknak megfelel.
- Weboldalon felvett adatokra vonatkozó szabályok:
Az adatkezelés jogalapja:
A Manitox Kft. előzetes tájékoztatáson alapuló önkéntes, kifejezett, egyértelmű hozzájárulás alapján felveszi a weboldalon a regisztráló kapcsolattartáshoz szükséges adatait.
A felvett személyes adatok köre:
Név, telefonszám, email cím.
Az adatfelvétel folyamata:
A rendszer rögzíti a weboldalon regisztráló kapcsolattartáshoz szükséges személyes adatait, amelynek elküldésével a regisztráló fél hozzájárul a kapcsolattartáshoz szükséges személyes adatainak felvételéhez és azok kezeléséhez.
Az előzetes tájékoztatásnak ki kell terjednie arra, hogy a hozzájárulás alapján a weboldalon regisztráló hozzájárulását adja, hogy személyre szabott ajánlatokat kapjon az általa megadott elérhetőségekre, vagy igény esetén az általa megadott elérhetőségek valamelyikén kapcsolatfelvétel történjen.
Az adatkezelés célja:
Ajánlatok küldése, kapcsolattartás, kapcsolatfelvétel.
Az adatkezelés időtartama:
A Manitox Kft. a személyes adatokat a hozzájárulás visszavonásáig tárolja és gondoskodik afelől, hogy az adatokhoz illetéktelen személyek ne férjenek hozzá. Az elektronikusan tárolt adatokhoz csak az illetékes személyek férhetnek hozzá kapcsolattartás céljából.
Adatvédelmi óvintézkedések:
A digitális tárolás esetére tett intézkedésekre vonatkozóan a számítógépek tűzfallal és vírusírtóval vannak ellátva. A belépés jelkóddal ellátott, csak az illetékes személyek férhetnek hozzá. Belépéskor a számítógép asztalán semmilyen személyes adat nem jelenik meg. Az e-mailes levelezés is jelszóval védett, és olyan számítógépről lehet belépni, mely a fenti kritériumoknak megfelel. A törlési kötelezettség az adatbázisban és az e-mailben tárolt adatokra egyaránt vonatkozik.
A személyes adatok törlését a következő elérhetőségeken tudja az érintett kezdeményezni:
Postai úton: Manitox Kft.
3579,Kesznyéten,Móricz Zsigmond utca 2/A, 076/27, 076/6. hrsz.-
E-mail útján: adatvedlem@manitox.hu
Telefonon: +36 30 685 41 80
- Cookie-k, GoogleAdWords, GoogleAnalytics
Az adatkezelés jogalapja:
Az érintett féltől hozzájárulás nem szükséges, amennyiben a cookie-k használatának kizárólagos célja az elektronikus hírközlő hálózaton keresztül történő közléstovábbítás vagy a felhasználó által kifejezetten kért, az információs tartalommal összefüggő szolgáltatás nyújtásához a szolgáltatónak feltétlenül szüksége van.
Az érintett személyes adatok köre:
Valamennyi weboldalt látogató egyedi azonosítószáma, dátumok és időpontok.
Az adatkezelés célja:
A felhasználók azonosítása és a látogatók nyomon követése.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatkezelés időtartama a session cookie-k esetén a honlap látogatásának befejezéséig tart.
Az adatkezelés során elkért személyes adatokhoz hozzáférni jogosultak:
A cookie-k használatával nem kezel személyes adatokat az adatkezelő. Az érintetteknek lehetőségük van a cookie-kat törölni a böngésző Eszközök/Beállítások menüjében általában az Adatvédelem menüpont alatt.
Egyéb információ:
A GoogleAdWords konverziókövetés használata:
A GoogleAdWords nevű online reklámprogramot jelenleg nem használja az adatkezelő!
Amennyiben elkezdi használni, a Google konverziókövető szolgáltatását, úgy a következő irányelveket fogja alkalmazni, és ezt az időpontot le fogja dátumozni!
A Google konverziókövetés a Google Inc. elemzőszolgáltatása (1600 AmhitheatreParkway, Mountain Wiew, CA 94043 USA: „Google”).
Amikor a felhasználó egy weboldalt Google hirdetés által ér el, akkor egy konverziókövetéshez szükséges cookie kerül a számítógépére. Ezeknek a cookie-nak az érvényessége korlátozott, és nem tartalmaznak semmilyen személyes adatot, így a felhasználó nem is azonosítható általuk.
Amikor a felhasználó egy weboldal bizonyos adatait böngészi, és cookie még nem járt le, akkor a Google és az adatkezelő is láthatja, hogy a felhasználó a honlapra kattintott.
Minden GoogleAdWords ügyfél másik cookie-t kap, így azokat az AdWords ügyfeleinek weboldalain keresztül nem lehet nyomon követni.
Az információk, melyeket a cookie-k segítségével szereztek azt a célt szolgálják, hogy az AdWords konverziókövetést választók statisztikai adatokhoz jussanak. A honlap tulajdonosok így tájékozódnak, a rájuk kattintó és konverziókövető címkével ellátott oldalra továbbított felhasználók számáról, azonban olyan információhoz nem jutnak, amelyről a felhasználót azonosítani lehet.
Ha nem szeretne részt venni konverziókövetésben, akkor azt elutasíthatja azáltal, hogy böngészőjében letiltja a cookie-k telepítésének lehetőségét.
A GoogleAnalytics alkalmazása:
A Kft. honlapja a Google Analytics alkalmazást – amely a Google Inc. webelemző szolgáltatása -még nem használja, de a későbbi fejlesztések folyamán tervezi!
A GoogleAnalytics „cookie”-kat , szövegfájlokat használ, amelyeket számítógépére mentenek, így elősegítik a felhasználó által látogatott weblap elemzését. Eme weboldal üzemeltetőjének megbízásából a Google ezeket az információkat arra fogja használni, hogy kiértékelje, hogyan használta a felhasználója a honlapot, továbbá, hogy a weboldal üzemeltetőjének a honlap aktivitásával összefüggő jelentéseket készítsen, valamint, hogy a weboldal- és az internethasználattal kapcsolatos további szolgáltatásokat teljesítsen.
A Google Analytics keretein belül a felhasználó böngészője által továbbított IP címet nem vezeti össze a Google más adataival. A cookie-k tárolását a felhasználó a böngészőjének megfelelő beállításával megakadályozhatja, de ebben az esetben előfordulhat, hogy ennek a honlapnak nem minden funkciója lesz teljes körűen elérhető. Megakadályozhatja továbbá, hogy a Google gyűjtse és feldolgozza a cookie-k általi, a felhasználó weboldalhasználattal kapcsolatos adatait.
- Külföldre történő adattovábbítás:
Az Mt. 10. § (2) bekezdés alapján a munkáltató a munkavállalóra vonatkozó adatot harmadik személlyel csak törvényben meghatározott esetben vagy a munkavállaló hozzájárulásával közölhet.
A munkaviszonyban az érintett a munkavállaló, az adatkezelő, a munkáltató, és minden, rajtuk kívüli személy harmadik személynek minősül, így például harmadik személynek minősülnek a munkáltatóval egy vállalatcsoportban lévő más vállalatok is.
Ebből fakadóan adattovábbításnak tekinthető az is, amikor a munkáltató egy közös adatbázisba tölti fel a munkavállalók személyes adatait, amely adatbázishoz
más adatkezelők (más leányvállalatok, az anyavállalat) is hozzáférhet.A külföldre történő adattovábbítás a Manitox Kft. esetében nem történik, mivel külföldi leányvállalata nincs a Kft-nek.
- Az adatvédelmi nyilvántartásba való bejelentési kötelezettség
Nem vezet adatvédelmi nyilvántartást a Hatóság arról az adatkezelésről, amely az adatkezelővel munkaviszonyban álló személyek adataira vonatkozik. Ez a kivétel vonatkozik minden munkaviszony jellegű egyéb jogviszonyra is . A nyilvántartásba vétel alóli felmentés kiterjed a munkáltató teljes adatkezelésére, tehát az általa folytatott adatkezelésekről a Hatóság nem vezet nyilvántartást. Kizárólag azokat az adatkezeléseket nem kell bejelenteni a nyilvántartásba, amelyeket a munkáltató számára a jogszabályok kötelezően előírnak. Ezeknek az adatkezeléseknek (például a társadalombiztosítással, a személyi jövedelemadózással kapcsolatban az illetékes szervek felé történő adattovábbítások) a célja a munkavállalók számára is ismert, ezért nem szükséges a bejelentés. Kiemelendő, hogy a munkáltató által végzett, jogszabályban előírt adatkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat (például közszolgálati nyilvántartás, a munkáltató keretein belül folytatott bérszámfejtés kapcsán létrejött adatbázis), illetve a munkavállalók ellenőrzésével kapcsolatos adatkezeléseket sem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.
Fax: 06/1-3911410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
- Az adatok tárolásának helye:
Személyes adatok a következő módon kerülhetnek kezelésünkbe: egyfelől az interneteskapcsolat fenntartásával összefüggésben, a használt számítógépről, böngészőprogramról, internetes címről, a látogatott oldalakról generálódott technikai automatikus képződése során.
Az adatokat A Manitok Kft. számítógépes adatbázisában rögzíti, székhelyén zárható irodában, nyomtatott forma esetén pedig zárt szekrényben tárolja.
Elektronikus tárhely szolgáltató:
Netteszt Informatikai Kft.
1037, Budapest, Csillaghegyi út 19-21, 4. em.
Az adatkezelő és annak informatikai rendszere védett többek között:
- a számítástechnikai csalás
- a kémkedés
- a számítógépvírusok
- a spam-ek
- a hack-ek
- és egyéb támadások ellen.
- Az érintett jogai és jogérvényesítési lehetőségei:
Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve törlését, visszavonását, élhet adathordozási- és tiltakozási jogával az adat felvételénél jelzett módon, illetve az adatkezelő elérhetőségein.
Postai úton: Manitox Kft.
3579,Kesznyéten,Móricz Zsigmond utca 2/A, 076/27, 076/6 . hrsz.-
E-mail útján: adatvedelem@manitox.hu
Telefonon: +36 30 685 41 80
- Tájékoztatáshoz való jog: az adatkezelő megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy a GDPR törvény valamennyi cikkében említett , az érintettek részére személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa.
- Az érintett hozzáféréshez való joga: az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha az adatkezelés folyamatban van, jogosult-e arra, hogy a személyes adatokhoz és következő információkhoz hozzáférést kapjon: az adatkezelés célja, a tárolás tervezett időtartama, az érintett személyes adatok kategóriái, illetve akikkel a személyes adatokat közölni fogják, a helyesbítés, a törlés, vagy az adatkezelés korlátozásának vagy tiltakozás joga, panasz benyújtásának joga, az adatforrásokra vonatkozó információ, és hogy az ilyen adatkezelés az érintettekre nézve milyen következményekkel jár. Az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legfeljebb egy hónapon belül köteles megadni a kért tájékoztatást
- A helyesbítéshez való jog: az érintett kérheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítését és a hiányos adatok kiegészítését.
- Törléshez való jog: az érintett az alábbi indokok fennállása esetén kérheti adatainak törlését az adtakezelőtől minden indokolatlan késedelem nélkül:
- személyes adatokra nincs szükség abból a célból, amelyből azt gyűjtötték
- az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, így az adatkezelésnek nincs jogalapja
- az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok a kezelésére
- a személyes adatokat jogellenesen kezelték
Az adatok törlése nem kezdeményezhető, ha az adatkezelés szükséges: a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából; a személyes adatokkezelését előíró, az adatkezelőre vonatkozó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat céljából.
- Az adatkezelés korlátozásához való jog:az adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha az alábbi feltételek valamelyike teljesül:
- az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás a személyes adatok felülvizsgálásának időtartamára vonatkozik
- az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását.
- az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez
- az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, időtartamra vonatkozik, míg kiderül kinek a jogos indokai élveznek elsőbbséget.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, a személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
- Az adathordozáshoz való jog: az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa az adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa.
- A tiltakozás joga: az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozhasson személyes adatainak közérdekű vagy az adatkezelőre jogszerűen ruházott adatkezelés ellen. Tiltakozás esetén az adatkezelő az adatokat nem kezelheti tovább, kivéve abban az esetben ha olyan kényszerítő erejű jogos indokok indokolják, melyek előnyt élveznek az érintett érdekeivel.
- A visszavonás joga: az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja.
- Bírósághoz fordulás joga: az érintett a jogainak megsértése esetén az adatainak nem megfelelő kezelése esetén bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban előírtaknak megfelel az adatkezelőnek kell bizonyítani. A per az érintett lakóhelye szerinti illetékes törvényszék előtt indítható meg.
- Adatvédelmi hatósági eljárás: panasszal itt lehet élni:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.
Fax: 06/1-3911410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
Ez a szabályzat a mai napon lép érvénybe, és visszavonásig érvényes.